Catálogo de cuentas
Activo
Pasivo
Capital
Ingresos
Costos
Gastos
¿Cómo se puede elaborar un catálogo de cuentas?
Lo primero que se debe hacer al momento de
realizar el diseño de un catálogo es un análisis de las diferentes
transacciones que componen las operaciones del negocio, de tal forma que el
formato provea de suficientes datos para la administración adecuada de la
compañía, mientras se cumplen con las reglamentaciones requeridas por los
agentes reguladores. Hay que tener en mente que un catálogo de cuentas básico
debe poder modificarse fácilmente para su expansión. Básicamente, en el
análisis debe identificarse si se desean recopilar datos para satisfacer las
siguientes necesidades administrativas:
Información financiera por departamento
Datos por proyectos
Datos regionales
Requerimiento de la autoridad tributaria
Principales fuentes de ganancias
Otros factores importantes identificados
por la administración para el catálogo
una vez que se ha hecho el análisis, lo siguiente
es tener en consideración el orden. Por lo general un catálogo de cuentas
sencillo utiliza la siguiente codificación:
Activos 1-0001
Pasivos 2-0001
Capital 3-0001
|
|
Ingresos 4-0001
Costos 5-0001
Gastos 6-0001
Este sistema de numeración ayuda a los contadores y a los tenedores de libros a
registrar las operaciones de tal manera que pueda evitarse la ambigüedad cuando
el nombre de una cuenta no sea lo suficientemente descriptivo.
- ¿Para qué sirve un catálogo de cuentas?
El catálogo de cuentas permite organizar las finanzas de una compañía
Los catálogos de cuentas tiene distintas funciones:
– Organizan las finanzas.
– Permiten que todos los trabajadores
de una empresa puedan llevar el registro de las operaciones de la misma.
– Facilita la consolidación de cifras financieras.
– Facilita la estimación de un presupuesto para un cliente o usuario de la empresa.
– Sirve para cumplir con la
ley.
- Estructura
Sin embargo, la estructura se puede dividir en:
A pesar de esta estructura general, el catálogo de cuentas es diferente para cada empresa. Cada compañía prepara su catálogo particular, según sus propios requerimientos. Esta estructura será tan compleja como lo sea la estructura comercial de la empresa. A pesar de esta estructura general, el catálogo de cuentas es diferente para cada empresa. Cada compañía prepara su catálogo particular, según sus propios requerimientos. Esta estructura será tan compleja como lo sea la estructura comercial de la empresa
Numeración de las
cuentas
A cada cuenta del catálogo
se le asigna un único número o código como identificación. Comúnmente, cada
número de cuenta consta de dos o más dígitos que dicen algo sobre la cuenta.
Por ejemplo, un código que
comienza con “1” podría decir que la cuenta es un activo y un código que
comienza con “2” podría decir que la cuenta es un pasivo. Normalmente, se dejan
sin asignar algunos números, creando brechas entre ellos, para permitir agregar
más cuentas en el futuro.
Los números de cuenta de una
empresa con diferentes departamentos pueden tener dígitos que reflejen la
operación o departamento con el que se relacionan.
Tipos de catálogos de cuentas
Con sistema alfabético
Estos organizan las cuentas
aplicando las letras del alfabeto.
Con sistema decimal
El sistema decimal de los
catálogos de cuentas las clasifica tomando la numeración del 0 al 9.
Con sistema numérico
En este tipo de catálogo se
organizan todas las cuentas de una empresa, clasificándolas en grupos y
subgrupos a los que se les va asignando un número.
Cada grupo y subgrupo es
identificado con una seguidilla de números, situación que hace más fácil para
que los terceros identifiquen a qué grupo pertenece cada cuenta.
Con sistema nemotécnico
Este tipo de catálogos
clasifica las cuentas de manera tal que puedan ser recordadas fácilmente. En
este se le otorga una letra a cada cuenta.
Con sistema combinado
Este tipo de catálogos
organiza las cuentas mediante una combinación de todos tipos ante mencionados.
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